Política de Retenção e Destruição — Crivum

Versão: 1.0
Última atualização: 16 de junho de 2026

Esta Política explica por quanto tempo o Crivum mantém conteúdos, registros e dados operacionais, e quando eles são destruídos, anonimizados, preservados ou tornados inacessíveis.

Ela complementa a Política de Privacidade e o Termo de Submissão e Registro.

1. Princípios

O Crivum aplica cinco princípios de retenção:

1. retenção mínima do não publicado: originais e materiais não publicados não são mantidos como acervo permanente;
2. registro permanente do publicado: obra publicada, DOI, score, versão e página de verificação preservam autoria e rastreabilidade;
3. prazos verdadeiros: quando houver destruição programada, a data deve ser informada ao autor;
4. separação de estados: documento de origem, rascunho, original e obra têm regimes diferentes;
5. evidência operacional: destruição, suspensão de prazo e exceções devem ser registradas sem reter conteúdo integral além do necessário.

2. Original e materiais não publicados

O original e os materiais não publicados são mantidos pelo tempo necessário ao fluxo de avaliação, parecer, revisão, contestação, moderação e decisão de publicação.

A regra padrão é destruição em até 96 horas após:

• a emissão do parecer final, em submissões individuais; ou
• a data formal de encerramento do evento, em Calls for Cases, eventos corporativos ou programas institucionais, conforme regulamento aplicável.

A data exata de destruição deve aparecer no parecer, na área do autor ou em comunicação operacional equivalente.

3. Suspensão ou ajuste do prazo

O prazo de destruição pode ser suspenso ou ajustado quando houver:

• contestação ou revisão aberta;
• investigação de abuso, fraude, segurança ou manipulação;
• incidente de segurança;
• obrigação legal ou ordem competente;
• necessidade de preservar evidência;
• solicitação do próprio autor compatível com o fluxo;
• regra específica de evento ou contrato institucional.

A suspensão deve durar apenas o tempo necessário à finalidade que a justificou.

4. O que pode permanecer após a destruição do original

Após a destruição do original e dos materiais não publicados, podem permanecer:

• parecer entregue ao autor;
• metadados mínimos da avaliação;
• registros de aceite;
• logs técnicos necessários;
• dados de conta;
• dados fiscais e de pagamento;
• hash ou referência técnica de integridade;
• eventos de destruição;
• registros necessários a segurança, direitos, auditoria e obrigações legais;
• dados anonimizados para uso interno permitido.

Esses elementos não devem permitir reconstruir o original destruído, salvo se a preservação integral estiver justificada por obrigação legal, ordem competente, incidente ou exercício regular de direitos.

5. Obra publicada e registro permanente

Ao publicar, a obra, DOI, score, versão, metadados essenciais, página de verificação e registro passam a integrar um registro permanente.

O Crivum não apaga nem altera retroativamente score, DOI ou registro de versão publicada apenas por pedido posterior.

Quando necessário, o Crivum pode alterar status, disponibilidade, indexação, visibilidade, indicação de nova versão, supressão de dados identificadores ou anotação pública, conforme os documentos aplicáveis.

6. Rascunhos de eventos

Rascunhos gerados em colheita de evento seguem o regulamento do evento até serem reivindicados pelo autor.

Se o rascunho não for reivindicado ou não avançar para publicação, ele deve ser destruído conforme a data formal de encerramento do evento e o prazo de 96 horas, salvo regra específica válida, obrigação legal, incidente, investigação ou exercício regular de direitos.

7. Dados de conta

Dados de conta são mantidos enquanto a conta existir ou enquanto forem necessários para operação, segurança, suporte, obrigações legais, exercício de direitos ou preservação de registro publicado.

Após encerramento da conta, o Crivum eliminará ou anonimizará dados quando possível, preservando o que for necessário ou permitido pelos documentos aplicáveis e pela lei.

8. Dados de pagamento, fiscais e contábeis

Dados de transação, pagamento, créditos, reembolso e registros fiscais ou contábeis são mantidos pelo prazo legal aplicável, em regra por até 5 anos, salvo prazo superior exigido por lei, ordem competente, auditoria, prevenção de fraude ou exercício regular de direitos.

9. Registros de acesso e logs técnicos

Registros de acesso a aplicações, quando aplicáveis, serão mantidos pelo prazo legal de 6 meses.

Logs técnicos podem ser preservados por prazo superior quando houver necessidade de segurança, investigação, incidente, prevenção de abuso, ordem competente ou exercício regular de direitos.

10. Backups

Backups são cópias técnicas temporárias usadas para segurança, recuperação e continuidade do serviço.

Backups:

• têm acesso restrito;
• não são usados para avaliação, publicação, analytics, treinamento de modelos ou operação regular;
• seguem ciclo técnico documentado de restauração e eliminação progressiva;
• não devem reativar original destruído como conteúdo operacional;
• devem aplicar nova destruição quando uma restauração trouxer conteúdo já expirado.

O ciclo máximo de backups deve constar de matriz interna de retenção e ser revisado antes do beta público.

11. Dados anonimizados para estudo interno

O Crivum pode conservar dados anonimizados para uso exclusivo interno em estudos, segurança, melhoria da plataforma, estatísticas agregadas, análise de tendências e relatórios do corpus.

Essa base deve ser separada de originais identificáveis, rascunhos e obra publicada. Ela não autoriza compartilhamento de base bruta com terceiros.

Relatórios derivados devem ser agregados e não devem permitir identificação por meios razoáveis disponíveis.

12. Evidência de destruição

O Crivum deve registrar eventos de destruição, falha de destruição, suspensão de prazo e exceção.

O registro deve indicar:

• item afetado;
• data prevista;
• data executada;
• motivo de suspensão ou exceção;
• responsável técnico ou processo automatizado;
• estado final.

O registro não deve reter o conteúdo integral destruído.